データの取り扱いについて
大切な原本と署名の記録は、
当事者それぞれの手元にも。
オンラインに残す情報を必要最小限にする方向で、受け渡しと保管の運用を整えています。現在の仕組みと、まだ決まっていないことを分けてご案内します。
控えの保存方法を見る受け取る。確かめる。
別の場所にも残す。
双方の意思表示が揃った電子サインでは、許可された当事者が原本と署名証拠の控えを取得できます。
- 1 / 取得
控えをまるごと保存
原本PDF・添付・署名証拠・検証に必要な公開情報をまとめたZIPを、双方がそれぞれ保存してください。
- 2 / 確認
保存先から開いて確認
原本と添付が揃い、控えを開けることを確認します。ZIPを取得しただけでは、保存完了の確認にはなりません。
- 3 / 備え
別の媒体にもバックアップ
端末の故障や紛失に備えて、適切に保護した別媒体にも複製を。本人の控えとサービス側の復旧用バックアップは別です。
手元に保存しても、
サーバーの記録はすぐには消えません。
現在の保存の仕組み
電子サインのPDF・添付は、現在の実装ではCloudflare D1のファイル保存領域（D1_FILES）に保管されます。署名証拠と原本には変更・削除を防ぐ保護があります。
招待メールと確認コードの受付期限が過ぎると、その招待からの同意はできなくなります。書類の受け渡しの目安（30日）とは別のものです。期限切れは自動削除を意味しません。電子サイン原本・証拠の自動削除は実装していません。
運用を決めてからご案内すること
電子契約の原本と署名の記録は、受け渡しの目安（版の作成から30日）と履歴の目安（180日）を過ぎても自動では削除しません。メールアドレス・操作ログ・復旧用バックアップの保持期間は、プライバシーポリシーの「5. 保存期間」に定めています。このページで削除の時刻を約束するものではありません。
未受領の場合は保留して案内し、原本と署名の記録は自動で削除しません。退会後の受け渡しや、紛争・撤回の申告があった場合は、本人と権限、必要な記録を個別に確認して対応します。ダウンロード済みという理由だけで記録を削除するものではありません。
書類と記録の種類で、扱いが異なります。
- 募集・相談で受け渡す一時PDF
- 相談で受け渡す一時PDFは、送信から14日が受け取りの期限です。契約書などの原本とは別の扱いです。期限後のダウンロード停止と、定期処理による本体削除の実装があります。旧書類は表示された期限を確認してください。定期処理の稼働確認は別途必要です。
- 相談チャットの本文
- 既存の案内では最後のやり取りから180日です。期限後の表示・新規送信の停止と本文の削除処理があります。案件の進行記録など、本文以外の情報に一律適用するルールではありません。
- 電子サインの原本・署名証拠
- 上記の一時PDFやチャット本文とは別です。変更・削除の保護があり、受付期限の終了で自動削除されません。受け渡しの目安は、その書類の版を作成した日から30日、履歴の目安は同じ日から180日です（利用規約 第3条の2）。期間を過ぎても取得は止めず、自動で削除もしません。期間内に保存が確認できない当事者には、サービス内で通知します。
この説明は既存の期間を延長・短縮するものではありません。詳しい対象と例外は、書類の表示とプライバシーポリシーをご確認ください。
必要最小限に保管し、
受け渡しの責任は残します。
オンライン保管を減らす方針でも、運営の安全管理、当事者への受け渡し、変更時のお知らせ、お問い合わせ対応は必要です。外部基盤の復旧・バックアップにも別の管理があり、削除を行った場合の残存範囲も確認が必要です。
サイバー攻撃や端末故障のリスクをゼロにはできません。保存した控えにもアクセス制限や別媒体への備えを行い、不要な相手へ共有しないでください。
このページは現在の電子サインの控えと保管方針の説明です。利用規約やプライバシーポリシーを変更するものではありません。期間の数字は、利用規約 第3条の2 と同じです。